Administratief / Aankoop Assistent Referentienummer: 1630

Jobomschrijving

Marketing Communication Services, het interne communicatiebureau van onze klant, wordt ondersteund door verschillende diensten, waaronder het aankoopteam. Als Purchase Assistant maak je deel uit van het team Aankoop Ondersteuning, waar onder andere bestellingen worden geplaatst en opgevolgd. Een boeiende rol voor wie houdt van veelzijdige administratieve taken!

Concreet betekent dit:

• In deze functie kunnen administratieve talenten en een proactieve mindset volop benut worden. Het van A tot Z plaatsen en opvolgen van bestellingen behoort tot de kerntaken.
• Daarnaast is er een back-upfunctie voor facturatie, wat zorgt voor een gevarieerde en dynamische werkdag.
• Het beheren van het volledige bestelproces voor diverse diensten en producten die Marketing Communication Services inkoopt, zoals marketingadvies, media (communicatiebureaus, mediaruimte, reclamebureaus) en promotionele evenementen (gadgets, catering, hostessen, enz.). Dit proces verloopt via SAP-software.
• Zorgen voor een vlotte en correcte factuurverwerking.
• Fungeren als aanspreekpunt voor vragen met betrekking tot bestellingen.
• Administratief opvolgen van bepaalde processen, zoals mediabestekken.
• Verantwoordelijkheid nemen voor de algemene administratie rond contractbeheer, zoals archivering en scannen.
  Kortom, een veelzijdige functie waarin er ruimte is om liefde voor administratie en structuur volop in te zetten!

Profiel

• Kennis en ervaring: Een bachelorniveau of relevante werkervaring binnen een gelijkaardige omgeving is gewenst. Ervaring met CRM of SAP wordt als een pluspunt beschouwd.
• Gestructureerd en flexibel: Een goed georganiseerde en gestructureerde aanpak is essentieel, terwijl flexibiliteit belangrijk is om als back-up te kunnen fungeren voor facturatietaken.
• Klantgericht en oplossingsgericht: Een vriendelijke, diplomatische houding met een goed inlevingsvermogen in de behoeften van interne klanten wordt verwacht, evenals het actief meedenken in oplossingen.
• Assertief: Het vermogen om stevig in de schoenen te staan en op een beleefde, maar duidelijke manier grenzen aan te geven, zowel intern als naar leveranciers toe.
• Multitasken: Het vermogen om verschillende lopende taken goed te onderscheiden en succesvol af te ronden.
• Kostenbewust: Weloverwogen en kostenbewuste beslissingen kunnen nemen is essentieel.
• Talenkennis: Een uitstekende beheersing van het Nederlands is noodzakelijk voor vlotte communicatie met collega’s, klanten en leveranciers. Basiskennis van het Frans is een pluspunt, maar geen must.
• Persoonlijkheid: Een dynamische houding met de bereidheid om verantwoordelijkheid te nemen en zonder strikte negen-tot-vijf mentaliteit. Een echte aanpakker!

What’s in it for you?

• Deze voltijdse functie speelt zich af in een aangename kantooromgeving, waar 8 uur per dag, 5 dagen per week gewerkt wordt. Thuiswerk is niet mogelijk binnen deze rol.